Preguntas Frecuentes

Informaci贸n General

  • 驴Qu茅 es ToogleBox [Forigotron]?

    ToogleBox [Forigotron] es una caja de herramientas que complementa las funcionalidades de G Suite. Permite tomar acciones correctivas una vez que se identifica la presencia de emails mal intencionados dentro de su organizaci贸n; 聽auditar y eliminar contactos en su dominio; recuperar emails enviados dentro de su dominio; aplicar firmas corporativas y publicar comunicaciones institucionales internas.

  • 驴Por qu茅 cambi贸 el nombre del servicio?

    FORIGOTRON fue un buen nombre para el servicio limitado inicial: una herramienta para eliminar emails indeseados (FORIGO = Esperanto para ELIMINACI脫N). Posteriormente fuimos agregando m谩s funcionalidades y se convirti贸 en algo mucho m谩s amplio que una herramienta de eliminaci贸n. Considerando que es un grupo de herramientas dedicado espec铆ficamente a Google, decidimos cambiarle el nombre a ToogleBox .

  • 驴C贸mo se puede comprar este servicio?

    Si est谩s interesado en comprar ToogleBox [Forigotron], visita nuestro website www.tooglebox.com donde podr谩s hacer el pago con PayPal. Tambi茅n puedes contactarnos a contact@tooglebox.com en caso que prefieras otra forma de pago.

  • 驴Puedo usar este servicio en mi cuenta de Gmai?

    Nuestro servicio no est谩 dirigido para cuentas personales de gmail. Es un servicio exclusivo para G Suite. G Suite es la versi贸n empresarial de Gmail.

  • 驴C贸mo se puede instalar ToogleBox [Forigotron]?

    Este servicio s贸lo puede ser instalado por el Superadmin del dominio utilizando este v铆nculo.

  • 驴Cu谩les son los beneficios de ToogleBox[Forigotron]?

    - Rastrear o explorar emails dentro del dominio; detectar instancias externas.
    - Eliminar todas las instancias de un email-objetivo o de un grupo de emails con un atributo en com煤n dentro del dominio.
    - Auditar los contactos que contengan una direcci贸n-objetivo dentro del dominio.
    - Eliminar una direcci贸n dentro del dominio o borrar los contactos asociados a esa direcci贸n.
    - Aplicar la Firma Corporativa por dominio, por unidad organizacional o individualmente.
    - Permite a cualquier usuario recuperar un email enviado (eliminando copias de los buzones de sus destinatarios), sin la ayuda de un administrador.
    - Revisar y actualizar f谩cilmente la informaci贸n de las cuentas de los usuario del dominio.
    - Revisar y actualizar f谩cilmente los contactos compartidos del dominio
    - Depurar contactos y direcciones de los ex-usuarios del dominio.

Exploraci贸n/Rastreo/Eliminaci贸n de emails

  • 驴C贸mo se obtiene el Message-Id de un email?

    Para obtener el c贸digo 煤nico que identifica cada correo se deben seguir los siguientes pasos:
    1. Abrir el mensaje de correo previamente identificado
    2. Hacer clic en la flecha adyacente al bot贸n para responder, arriba a la derecha.
    3. Hacer click en Mostrar original.
    4. Utilizar la funci贸n de b煤squeda para encontrar el Message-Id, el cual 聽es el texto completo encerrado entre <>.
    5.Seleccionar el texto completo y copiarlo.Pegar (la cadena de caracteres en el campo requerido)

  • 驴Existe alguna otra forma de obtener el Message ID de un email?

    S铆, el Superadmin del dominio puede utilizar una funci贸n disponible en la consola administrativa para obtener ese identificador 煤nico del correo. En la Consola de Administraci贸n de G Suite debe seleccionar el icono de 聽"Informes" y luego "Buscar en el Registro de Correos". 聽Dependiendo de los criterios que seleccione, obtendr谩 la lista de correos requeridos con su Message ID asociado.

  • 驴Qui茅n est谩 autorizado para hacer exploraci贸n/rastreo/eliminaci贸n de emails en el dominio?

    Esta tarea est谩 originalmente asignada al Superadmin del dominio. Sin embargo, el Superadmin puede agregar otros usuarios relevantes y darles diferentes privilegios para realizar cualquiera de estas tareas ( pudiendo hacer exploraci贸n/rastreo de emails o exploraci贸n/rastreo/eliminaci贸n de emails)

  • 驴Es posible detectar si una persona de mi dominio est谩 enviando correos a alguien de un dominio externo espec铆fico?

    ToogleBox [Forigotron] te permite rastrear mensajes espec铆ficos y auditar las cuentas de los usuarios que recibieron ese mensaje en particular. 聽Cuando se ejecuta esta tarea, el reporte indica todos los usuarios internos que recibieron el correo, as铆 como los externos, indicando expl铆citamente la direcci贸n de correo electr贸nico de estos usuarios.

  • 驴Es posible eliminar correos que ya hayan salido a dominios externos?

    No, ToogleBox [Forigotron] 聽s贸lo permite eliminar correos internos en el dominio donde fue activado. Sin embargo, puede identificar si un correo fue enviado a dominios externos e indicar la direcci贸n de correo espec铆fica a quien fue enviada. Adem谩s, la ejecuci贸n de una sola tarea elimina toda la ramificaci贸n interna de correos, incluyendo copias, copias ocultas y cualquier reenv铆o realizado.

  • 驴Cu谩ndo se debe utilizar el servicio de Exploraci贸n de emails?

    El servicio de Exploraci贸n de correos encuentra los emails que cumplan los criterios de b煤squeda especificados, considerando los siguientes par谩metros: Asunto, Remitente, Destinatario, palabras o frases espec铆ficas, archivos adjuntos y rango de fechas. Es una herramienta de b煤squeda especializada muy poderosa. Se utiliza para identificar los emails que son candidatos para ser eliminados.

Recuperaci贸n de emails - Para usuarios finales

  • 驴C贸mo se activa el servicio de Recuperaci贸n de emails?

    驴C贸mo se activa el servicio de Recuperaci贸n de emails?
    El Superadmin puede activar en ToogleBox [Forigotron], ingresando al m贸dulo de Recuperaci贸n de Emails (para usuarios finales), bajo Servicios en el men煤 principal. Cuando el servicio est茅 activo, el Superadmin puede configurar:

    - Qui茅n puede recuperar correos (Todos los usuarios o usuarios elegidos)
    - Latencia m谩xima (m谩ximo intervalo de tiempo) entre env铆o y recuperaci贸n
    -Alcance de la recuperaci贸n
    - Permitir recuperar incluso emails ya le铆dos
    - Permitir que desde otros dominios (de la misma consola de G Suite) se recuperen emails, incluso los ya le铆dos

    Luego de configurado por el Superadmin, el servicio interact煤a con cada usuario del dominio, sin intervenci贸n de los Superadmin. Cuando es activado, todos los usuarios reciben una notificaci贸n inform谩ndoles que el servicio est谩 disponible y le permite aceptarlo. Tan pronto acepten el servicio, los usuarios podr谩n recuperar sus correos dentro del dominio, presionando el bot贸n Recuperar que aparece debajo del correo enviado. El usuario recibir谩 un reporte con el resultado de la recuperaci贸n realizada.

  • 驴Cu谩ndo los usuarios finales pueden comenzar a usar el servicio 聽de Recuperaci贸n de emails?

    Una vez que el Superadmin activa y configura el recall, una interacci贸n inicial informa a cada usuario que el servicio est谩 disponible y le permite aceptarlo. Tan pronto acepten el servicio, los usuarios podr谩n recuperar su correo dentro del dominio. Simplemente pulsando el bot贸n RECUPERAR que aparece debajo de sus correos enviados, borrar谩n las copias de sus correos en los buzones de los destinatarios.

  • Utilic茅 la herramienta de Recuperaci贸n para un email enviado a una cuenta externa y el correo de resultados me indica
    que no lo pudo recuperar 驴Ese es el comportamiento esperado?

    La recuperaci贸n de correos se realiza 煤nicamente dentro de su dominio y los sub-dominios de 茅ste. Puede recuperar un email enviado tanto a usuarios internos y externos. En el correo de resultados se mostrar谩 la lista de destinatarios cuyos correos no pudieron ser recuperados porque no pertenecen a su dominio empresarial.

  • 驴Cu谩l es la diferencia entre "Recuperar s贸lo dentro del dominio del usuario" y "Recuperar en todos los dominios
    registrados bajo la consola de administraci贸n"?

    Con la opci贸n que limita s贸lo al dominio, la recuperaci贸n se restringe a los emails que est谩n dentro del dominio del usuario que activa el servicio. La segunda opci贸n, disponible s贸lo para aquellos clientes que manejan multi-dominios, permite que la recuperaci贸n se haga en todos los dominios especificados por el Superadmin.

Auditor铆a/Limpieza de Contactos

  • 驴Cu谩ndo se recomienda limpiar un contacto y cu谩ndo se debe eliminar completamente?

    Si desea mantener informaci贸n relacionada con el contacto, tal como su tel茅fono, direcci贸n y correo personal, se debe seleccionar la opci贸n de "Eliminar la direcci贸n en todos los contactos", que simplemente limpiar谩 el campo de la direcci贸n de correo. Si desea eliminar completamente el contacto del directorio y los datos asociados a 茅ste, entonces se debe seleccionar "Eliminar los contactos que tengan la direcci贸n".

  • Una vez que recibo el archivo .csv con los resultados de la tarea, 驴c贸mo puedo ver los detalles de todos los contactos
    asociados con cada usuario inclu铆do en el reporte?

    Puedes abrir con Google Sheets el archivo que aparece adjunto en el email del resultado de esta tarea, donde se muestra los detalles de todos los contactos, para cada uno de los usuarios contenidos en el worksheet.

  • 驴Es posible ingresar una lista de contactos para hacer una b煤squeda de todos ellos en una sola corrida de ToogleBox [Forigotron] ?

    No, ToogleBox [Forigotron] permite realizar 2 tipos de b煤squedas: se puede auditar una direcci贸n espec铆fica de correo electr贸nico, o 聽se pueden auditar todas las direcciones de correo pertenecientes a un dominio espec铆fico.

  • 驴Es posible hacer b煤squedas que contengan todos los contactos asociados a s贸lo una parte de una direcci贸n particular?
    (Ej sales@dominio.com)

    ToogleBox [Forigotron] permite realizar este tipo de b煤squedas al desmarcar la opci贸n de "Buscar s贸lo la direcci贸n exacta". En este caso, la b煤squeda arrojar铆a resultados tales como "pre-sales@dominio.com" y "sales@dominio.com". Si se quiere identificar s贸lo aquellos que contactos que coincidan exactamente con el criterio de b煤squeda, se deber谩 marcar esa opci贸n.

Administraci贸n de Firmas

  • 驴Es posible crear una firma gen茅rica para todo un dominio, con excepci贸n de un n煤mero espec铆fico de usuarios que tengan caracter铆sticas diferentes?

    Se pueden crear varios tipos de firmas y agregar las cuentas individuales de esos usuarios espec铆ficos. 聽Tambi茅n es posible asignar una firma a todas las cuentas de una Unidad Organizacional completa. Las Unidades Organizacionales se administran en la Consola de Administraci贸n de Google.

    Nota: Cuando se crea una firma para todo el dominio, no se aplicar谩 a aquellos usuarios que tengan asignada una firma individual o a su Unidad Organizacional.

  • 驴Qu茅 pasa si un usuario cambia su firma manualmente?

    Google no bloquea los cambios manuales de la firma. Los usuarios siempre van a tener 聽la posibilidad de modificarla. Sin embargo, con la ejecuci贸n diaria de la firma, los cambios ser谩n reemplazados por la firma dise帽ada en ToogleBox [Forigotron]

  • 驴De d贸nde se obtienen los valores de las variables inclu铆das en la firma?

    Estos valores se obtienen del perfil del usuario definido en Google. Es importante actualizar los datos de los usuarios para que aparezcan correctamente en la firma. La modificaci贸n de los datos se puede realizar de dos maneras con el m贸dulo de Actualizaci贸n de Cuentas:

    - A trav茅s de un archivo .CSV para modificaci贸n masiva
    -Editando la informaci贸n de cada cuenta individualmente, sin necesidad de utilizar archivos.

  • 驴C贸mo puede hacer para verificar que los datos de los empleados est谩n actualizados correctamente?

    Utilizando el servicio de 聽Actualizaci贸n de Cuentas. Se puede descargar un archivo 聽.CSV con toda la informaci贸n de los usuarios y pedir al Departamento de Recursos Humanos que lo actualice con los datos centralizados y luego cargar esa informaci贸n.

  • 驴Por qu茅 no se ven mis im谩genes en la firma?

    Es probable que las im谩genes que est谩 utilizando no son visibles fuera de su dominio. Le sugerimos tres soluciones:

    -Suba las im谩genes directamente desde el editor.
    - Revise los permisos de las carpetas donde est谩n esas im谩genes:
    -No tiene activado el servicio de Google+. La foto se toma del perfil de Google+

  • 驴La configuraci贸n de la firma se aplica en las firmas de los dispositivos m贸viles?

    El servicio de la firma aplica exclusivamente para la plataforma web de G Suite, ya que la firma en dispositivos m贸viles no permite usar formatos HTML, ni im谩genes, s贸lo firmas sin formato.

Actualizaci贸n de Cuentas/Contactos Compartidos

  • 驴Qu茅 son Contactos Compartidos?

    Es una lista de contactos (nombres y direcciones de email) de un dominio que se comparte con todos los usuarios. 聽El Directorio de G Suite Directory incluye la direcci贸n de correo primaria de cada usuario y sus alias. El Superadmin puede controlar cu谩les de esas direcciones aparezcan en el directorio a trav茅s del m贸dulo de Contactos Compartidos inclu铆do en el panel de Configuraci贸n de ToogleBox [Forigotron].

  • 驴C贸mo habilitar la funci贸n de compartir contactos?

    En la Consola de Administraci贸n de G Suite:

    - Seleccionar Aplicaciones > G Suite > Contactos > Configuraci贸n Avanzada
    -Habilitar la funci贸n de Compartir Contactos
    -Aseg煤rese de no seleccionar la opci贸n Mostrar solo los perfiles del dominio

    Estos cambios pueden tomar hasta 24 horas para hacerse efectivos

  • 驴C贸mo hacer para prevenir que el nombre de un ex-empleado siga apareciendo como sugerido cuando se asigna esa
    cuenta a otro usuario?

    Cuando se asigna una cuenta a un nuevo usuario, es necesario hacer una limpieza de contactos de la siguiente manera:

    - Seleccionar el servicio de Auditor铆a/Limpieza de Contactos
    - En el paso 1, seleccionar el dominio
    - En el paso 2, 聽escribir la cuenta que ser谩 reasignada
    - Ejecutar el proceso seleccionando el bot贸n de CLEANUP >
    - Eliminar los contactos que tengan la direcci贸n

  • 驴Cu谩les son las ventajas de la Actualizaci贸n Masiva de ToogleBox [Forigotron] con relaci贸n a la que ofrece la Consola Administrativa de G Suite?

    Los principales beneficios son:
    - Permite actualizar masivamente las unidades organizacionales (en Google hay que hacerlo una por una)
    - Permite descargar 聽los datos 聽a煤n cuando se haya llegado al tope de n煤mero de usuarios del dominio.

  • 驴C贸mo puedo eliminar m煤ltiples contactos cuyas direcciones no existen?

    Esto se puede hacer usando el servicio de Depuraci贸n de Contactos de ex-usuarios. Esta funcionalidad mantiene las libretas de direcciones libres de contactos internos que no existen. Elimina en los contactos las direcciones correspondientes a ex-usuarios y a grupos inexistentes. La depuraci贸n no tiene ning煤n efecto en los contactos ajenos al dominio. Los grupos del dominio tampoco son alterados aunque incluyan contactos inexistentes. Los grupos del dominio tampoco son alterados aunque incluyan contactos inexistentes.

Configuraci贸n

  • 驴Se pueden agregar varios dominios en un solo Panel de Configuraci贸n de ToogleBox [Forigotron]?

    El Panel de Configuraci贸n est谩 reservado para los Superadmins de dominios en ToogleBox [Forigotron]. Un Superadmin de varios dominios puede visualizarlos todos en un solo Panel de Configuraci贸n y agregar usuarios con permisos para cada uno de estos.

  • 驴Se pueden definir distintos privilegios para diferentes usuarios?

    Desde el momento en que se agrega un usuario se pueden configurar sus permisos. El Superadmin puede eliminar, habilitar, deshabilitar o modificar los permisos de un usuario creado. Los permisos o privilegios que pueden tener los usuarios son:

    -Explorar + Rastrear + Auditar
    -Eliminar + Limpiar
    -Dise帽ar Firma
    - Aplicar Firma
    - Usuario informado

  • 驴Cu谩l es la funci贸n del usuario "informado"?

    Un usuario registrado en ToogleBox [Forigotron] con el atributo de "usuario informado" recibe los correos de resultados luego de la ejecuci贸n de cada tarea en el dominio seleccionado. Adem谩s, un usuario informado siempre puede consultar las tareas ejecutadas a trav茅s del Historial.

  • En un ambiente multidominio, 驴Es posible activar el servicio de ToogleBox [Forigotron] s贸lo para algunos subdominios?

    S铆, cuando se tienen ambientes multi-dominios, el administrador debe agregar cada sub-dominio. Si desea activarlos s贸lo para algunos, deber谩 ingresar exclusivamente esos sub-dominios en el Panel de Configuraci贸n de ToogleBox [Forigotron].

  • 驴Es posible desactivar algunas funcionalidades en unidades organizacionales espec铆ficas?

    S铆, desde el Panel de Configuraci贸n se puede Activar/Desactivar servicios de forma granular, es decir, por separado para cada servicio y cada Unidad Organizacional. El Panel de Configuraci贸n muestra una tabla con todos los servicios activos e inactivos.

  • 驴Qui茅n tiene privilegios para incluir m谩s usuarios autorizados para servicios espec铆ficos?

    El Superadmin es el 煤nico autorizado para agregar otros usuarios designados para usar determinados servicios. Los servicios de ToogleBox [Forigotron] son administrados exclusivamente por el Superadmin, quien define las personas responsables por utilizar los otros servicios.

Comercializaci贸n

  • 驴Cu谩les son las opciones de pago?

    Se puede comprar ToogleBox [Forigotron] de las siguientes formas:

    1. Online, utilizando el servicio de Paypal
    2. A trav茅s de transferencias electr贸nicas, despu茅s de haber aprobado una propuesta comercial

  • 驴Cu谩l es el precio para .edu, educaci贸n, escuelas, universidades?

    Si su organizaci贸n tiene G Suite for Education, recibir谩 el precio especial de $1 por usuario al a帽o. Es importante recalcar que la aplicaci贸n debe ser comprada para todos los usuarios de su dominio .edu

  • 驴Cu谩l es el precio para ONGs y organizaciones sin fines de lucro?

    No existe un precio fijo para este tipo de organizaciones. Se deber谩 evaluar caso por caso para establecer el precio, considerando la naturaleza de cada organizaci贸n.

  • 驴C贸mo se puede obtener el precio especial de educaci贸n de $1 cuando el dominio de la instituci贸n educativa no tiene la extensi贸n .edu?

    Si su organizaci贸n utiliza G Suite for Education, independientemente de cual sea la extensi贸n de su dominio, nosotros honraremos el precio especial de $1 por usuario al a帽o. 聽Para obtenerlo, s贸lo debe contactarnos para poder verificar que su dominio est谩 utilizando G Suite for Education. Como se trata de un proceso manual, no ser谩 posible hacer el pago online. En su lugar, recibir谩 una propuesta comercial y deber谩 pagarnos por transferencia bancaria, una vez que 茅sta haya sido aprobada.

  • 驴C贸mo puedo comprar este servicio?

    El primer paso es instalar la versi贸n FREE del producto. 聽Si est谩 interesado en comprar ToogleBox [Forigotron], puede hacerlo online, utilizando el servicio Paypal, o puede escribirnos a sales@tooglebox.com y uno de nuestros representantes lo estar谩 contactando para enviarle una propuesta comercial.

  • 驴Es posible comprar ToogleBox [Forigotron] para dominios parciales?

    ToogleBox [Forigotron] fue concebido y dise帽ado para ejecutar todas sus b煤squedas a lo largo de todo el dominio, para poder obtener los resultados esperados cuando se ejecutan las tareas de Control de Da帽os.

    Sin embargo, si el cliente lo solicita, la aplicaci贸n puede ser adquirida s贸lo para Unidades Organizacionales espec铆ficas, a煤n cuando nosotros no lo recomendamos. Si su empresa est谩 interesada en comprar ToogleBox [Forigotron] s贸lo para algunas Unidades Organizacionales, favor cont谩ctenos por contact@tooglebox.com.

  • 驴Es posible comprar s贸lo ciertas funcionalidades de ToogleBox [Forigotron]?

    S铆. Su empresa puede decidir cu谩les servicios desea adquirir y activar. De ser necesario, el Superadmin puede inclusive limitar cu谩les unidades organizacionales utilizan cada servicio espec铆fico.

  • 驴Cu谩les son los precios de 聽ToogleBox [Forigotron]

    Para consultar los precios de ToogleBox , favor visitar este link.

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